Yönetim sistemlerine kağıtsız dijital çözüm

Bilgiyi Ticarileştirme Merkezi girişimlerinden Mflow; ISO, BRC ve FSSC gibi yönetim sistemi uygulayan işletmeleri kağıtlardan kurtararak yönetimi dijitale taşıyor. Uygulama yasal zorunluluk olan ‘izlenebilirliği’ de sağlıyor.

Paylaş LinkedIn E-posta
Yayınlanma tarihi: 25 Ağustos 2020 Salı
AA + -

HABER: TUĞÇE ÖZKUŞ

Uluslararası yönetim sistemi (BRC, ISO, IFS, FSSC) uygulayan işletmelerin çoğu, sistemin sürdürülebilirliğini sağlama açısından sorun yaşıyor. Bunu sağlamak da önemli bir maliyete sebep oluyor.

Bilgiyi Ticarileştirme Merkezi (BTM) girişimcilerinin geliştirdiği Mflow projesi, bir yandan sürdürülebilirliği garanti ederken, bir yandan da maliyetleri en aza indiriyor. Organizasyon yapılarının tamamını desteleyen Mflow, zamandan ve kağıttan tasarruf sağlıyor. Böylece yönetim süreçleri dijitalde kolay ve hızlı bir şekilde yürütülebiliyor. Mflow’u projenin kurucu ortaklarından İlkin Kılıç ile konuştuk.

Mflow nasıl bir ihtiyaçtan doğdu? Projenizin ortaya çıkış hikayesinden bahsedebilir misiniz?

İşletmeniz için sistem dokümanlarınızın ve kayıtlarınızın yönetimini sağlayabileceğiniz bir yazılım kullanırsınız. Bu yazılımın, işletmeniz küçük de olsa holding büyüklüğünde de olsa; organizasyonunuza uyum sağlayabilecek esneklikte olması lazım. Ayrıca çalışanlarınızın kolayca kullanabileceği ara yüze ve işleyişe sahip olması, denetim zamanında denetçinin görmek istediklerini kolayca gösterebilmesi ve en önemlisi işletmeniz için bir ‘yatırım’ zorunluluğu oluşturmaması gerekiyor.

İHTİYAÇTAN İŞ DOĞDU

Kurucu ortak Sibel Taşhan Yurtseven, sektöründeki aktif iş yaşamı sayesinde birbirinden farklı organizasyonları, kullanılan yazılımları ve işletmelere oluşturduğu maliyeti gördü ve buradaki açığı benimle paylaştı. Sonrasında Mflow’u kurmaya karar verip, ‘Dokümanlar’ ve ‘Kayıtlar’ adında iki uygulamayı son teknolojiyle, işletmelerin yönetim sistemleri kapsamında tüm ihtiyaçlarını karşılayacak özelliklerle geliştirdik. Bu çözümden her ölçekte firmanın rahatça faydalanabilmesi için ‘kullanıcı sayısına’ göre hesaplanan aylık ücretlendirme ile taahhütsüz kullanım sağlıyoruz.

Projeniz hangi süreçlerden geçti? Şu an hangi aşamada?

Mflow’u geliştirmeye başlamadan önce, sektör büyüklerinin kalite departmanları ile toplantılar yaparak, ihtiyacı yerinde gördük ve geri bildirimlerini aldık. Bu sayede Mflow’u her işletme ölçeğinde kullanılabilir esneklikte hazırladık. 6 aylık geliştirme süreci ile birlikte 15 Mayıs 2020’de yayına açtık.

Kullanıcılarınız kimlerden oluşuyor? Hedef kitlenizde kimler var?

Hedef kitlemiz uluslararası yönetim sistemi standartlarından herhangi birini uygulayan işletmeler. Diğer yandan herhangi bir yönetim sistemi uygulamayan; fakat işletme dokümanlarını ve formlarını dijitalleştirmek isteyen işletmeler de hedef kitlemizde. Biz, daha odaklı olmak amacıyla ilk olarak ‘gıda’, ‘kozmetik’ ve ‘ambalaj’ üretimi yapan işletmeleri hedefledik. Bunun sebebi, bu sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin uluslararası yönetim sistemi standartlarını daha yoğun bir şekilde uyguluyor olmasıdır. Ayrıca yine bu sektörler için ‘izlenebilirlik’ sağlamak yasal zorunluluk.

Mflow işletmelere ne gibi faydalar sağlıyor?

Uluslararası yönetim sistemlerinin birçok türü var. Örneğin; BRC Food standardı güvenli ürün üretmeniz için gerekli yönetim sistemi. Eğer bu standarda sahip bir gıda üreticisiyseniz, uluslararası pazarda ‘güvenli ürün üreticisi’ olarak tanınırsınız. Bir başka örnek olarak ISO 27001 standardına sahipseniz kişisel verilerin korunması konusundaki gereklilikleri tamamlamışsınız demektir. Yönetim sistemi standartları beraberinde yoğun bir doküman ile form ve kayıt yükü getiriyor. Bu yükü kaldıracak bir çözüm sunmak için yola çıktık. 

Benzer uygulamalardan farklı yönleriniz neler?

Bizim en farklı yönümüz kendimizi bir yazılım firması olarak konumlandırmamız. Çekirdek ekibimizde bile yönetim standartlarında uzman iki gıda yüksek mühendisimiz bulunuyor. Biz bu sayede Mflow’u yönetim sistemi standartlarının gerekliliklerini tamamen karşılayan özelliklerle geliştirdik. Ayrıca kurucu ortaklardan Sibel Taşhan Yurtseven’in BRC, FSSC, ISO 22716, ISO 9001 standartlarında başdenetçi olması önemli bir değer oluşturuyor. 

Koronavirüs salgını sizi ve projenizi nasıl etkiledi?

Gelir modelimiz sayesinde pandemi sürecinden olumlu etkileniyoruz. Mflow’un gelir modeli aylık abonelik yöntemi ve sektöründe ilk. Kullanıcı sayınıza göre kadar aylık çok uygun fiyatlarla Mflow’u istediğiniz kadar kullanabiliyorsunuz. Bu da işletmelerin yatırım yükü altında ezilmesini engelliyor. Örneğin; 10 kullanıcı ile dokümanlarınızı ve kayıtlarınızı yönetebileceğiniz bir yazılım almak istediğinizde, satın alım maliyetiniz ortalama 85 bin TL civarındadır. Senelik yüzde 20 oranında da işletme (bakım, güncelleme ve teknik destek) maliyetiniz olur. Mflow’da ise bu aylık 236 TL. İşletmelerin masraflarını en aza indirmek istediği bu dönemde, Mflow büyük kolaylık sağlıyor.

BTM’de bulunmak projenize ne gibi katkılar sağladı?

Öncelikle girişimcilik ekosisteminde görünür olmamızı sağladı. Bu önemsediğimiz bir konu. Bilgi eksikliğimizin olduğu konularda, BTM’nin düzenlediği online eğitimler de faydalı oluyor. 

Global ve Türkiye pazarında kendinizi nerede konumlandırmayı düşünüyorsunuz? 

Önümüzdeki 5 yılın sonunda, kullanıcı sayısı en az 200 bin olan, aylık cirosu 2 milyon TL’nin üzerinde bir şirket olmayı ve beşinci yıl içinde hizmet ihracatına başlamış olmayı hedefliyoruz.

İŞLETMENİZİN FORMLARI KAYBOLMASIN

Küçük ölçekli bir işletmede sadece bir tane yönetim sistemi standardı uygulanıyorsa, ortalama 100 doküman ve form bulunuyor. Ancak, bunlar sürekli güncellenen ve eski versiyonlarının da korunması gereken veriler oluyor. Bu durum oldukça yoğun bir takip ve kağıt yükü oluşturuyor. Örneğin, gıda üretimi yapan bir işletme, sadece bir ürün için hammaddenin gelişinden, ürünün sevk edilmesine kadar onlarca kayıt dolduruyor; bu kayıtlar kağıt veya ofis yazılımları üzerinde ise personel hatalarına çok açık olduğundan yapılacak hatalar sebebiyle belgenin kaybedilmesi riski de bulunuyor.