Defter ve belgelerin muhafazası

Dr. Veysi Seviğ

Paylaş LinkedIn E-posta
Yayınlanma tarihi: 16 Kasım 2015 Pazartesi
AA + -

Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesi uyarınca “bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle” aynı kanunun ikinci kitabının üçüncü kısmında yer alan vesikaları ilgili bulundukları yılı takiben takvim yılından başlayarak 5 yıl süre ile muhafaza etmekle yükümlüdürler.

Buna göre vergi mükellefleri;
* Tuttukları defterleri,
* Alış ve satış faturalarını,
* Sevk irsaliyelerini,
* Fatura yerine geçen perakende satış fişlerini, makineli kasaların kayıt rulolarını, giriş ve yolcu taşıma biletlerini, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını,
* Serbest meslek makbuzlarını,
* Ücret bordrosu ve bordro yerine geçen vesikaları,
* Taşıma irsaliyesi, yolcu listesi, günlük müşteri listelerini,
* Yazdıkları ve aldıkları mektup, telgraf ve hesap hülasalarını, gönderilen ve gelen muhasebe evrakını,
* Mukavelename, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilamları gibi hukuki vesikalarla, ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları gibi vergi evrakını, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar. Burada öngörülen saklama süresi; söz konusu belgelerin ilgili bulunduğu yıldan itibaren tarh ve tahakkuk zamanaşımı süresi olan 5 yıllık süre içinde her vakit idarece yapılacak istek üzerine incelemeye sunulmak üzere hazır tutulmasına yöneliktir.

Ayrıca burada önemli bir konuda evrakın düzenlenme tarihi yerine vergi ve vergilendirmeyle ilişkili olduğu yılın esas alınmasıdır. Örneğin 1 Ekim 2014 tarihinde düzenlenen ve deftere kaydedilen bir faturanın 31 Aralık 2019 tarihine kadar saklanması gerekmektedir.

Saklama süresi esasında zamanaşımı süresine bağlanmış olmakla birlikte, zamanaşımı süresinin vergiyi doğuran olay nedeniyle değişebildiği durumlar da olabilmektedir. Bilindiği üzere yıllara sari inşaat ve onarım işlerinde vergiyi doğuran olay işin bittiği yılda gerçekleşmekte ve dolayısıyla zamanaşımı da izleyen yıldan başlamaktadır. Böyle bir durumda defter ve belgelerin saklanma süresi zamanaşımına göre belirlenebilecektir.

Diğer yandan defter tutmak zorunda olmayanlar da almaya mecbur oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını, tarih sırası ile düzenleme tarihlerini izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl süre ile saklamak zorundadırlar.

Vergi Usul Kanunu 415 sıra no’lu Genel Tebliğ ile yapılan düzenlemeler uyarınca; elektronik bilet ve elektronik yolcu listesi oluşturma izni alan mükelleflerin düzenlemiş oldukları biletleri ve yolcu listelerini aşağıda yer alan koşullara göre muhafaza ve ibraz etmeleri gerekmektedir.
* Elektronik bilet oluşturma izni alan mükellefler düzenledikleri biletlerin ve yolcu listelerinin ikinci örneklerini kendilerine ait mali mühür / güvenli elektronik imza ile imzalayarak elektronik bilet, elektronik yolcu listesi raporları ile ilişkili bir şekilde başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere diğer kanunların öngördüğü süreler içinde elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
* Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik bilet ve elektronik yolcu listesi ile ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsamaktadır.
* Elektronik bilet ve yolcu listesi kağıda basılabilen örnekleri (nüshaları) ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanmalıdır.
* Muhafaza edilen elektronik bilet ve yolcu listelerinin yetkililerce sorgulanması, görüntülenmesi ve kağıt çıktılarının alınması sırasında kullanılacak anahtarlardan birisinin belge numarası olması zorunludur.                
* Mükelleflerin, elektronik bilet ve yolcu listesi ile bulunan raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde saklamaları esas olup, üçüncü kişiler nezdinde yapılan saklama Gelir İdaresi Başkanlığı açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.
* Elektronik bilet ve yolcu listesi ile bunlara ait raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu durum ve gereklilik yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel oluşturmamaktadır.

Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesi uyarınca saklanması zorunlu olan ticari defterlerin ve belgelerin yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle, kanuni saklama süresi içerisinde kaybolması halinde olayın öğrenilme tarihinden itibaren 15 gün içinde ticari işletmenin bulunduğu yer yetkili mahkemesine başvurularak konuya ilişkin zayi belgesi almak mümkündür.